mars 2022

Édition 2022

Organiser le festival LudiNord : un jeu dans le jeu ?


2021-09-23

Si vous lisez ces lignes, c’est que les dessous de LudiNord vous intéressent. Mais si vous avez aimé découvrir LudiNord en temps que visiteurs, vous êtes vous demandé comment tout ça était orchestré ? Comment chaque jeu trouvait sa table ? 

Si la question est vaste, on va quand même tenter d’y répondre, parce que ce festival à l’organisation 100% bénévole est devenue au fil des ans une belle machine plutôt bien huilée.

Seul on va plus vite, Ensemble on va plus loin

Plutôt que de voir l’organisation comme un seul et unique bloc - qui à juste titre pourrait en effrayer plus d’un - l’organisation de LudiNord se découpe en huit groupes piloté par un groupe : la coordo. 

A l’image d’une table de JDR, les coordos c’est les Maîtres de jeu, ils gèrent les dés du budget, voient ce qui est possible ou non de faire, ils ont une vue globale sur le festival comme un chef de projet qui reste attentif aux idées qui lui sont proposées.

Pour ce qui est des "rôlistes" qui accompagnent ces MJ, ils ont chacun leurs spécificités, leurs enjeux mais pour y voir un peu plus clair :

Restauration

Avec un festival qui accueille plus de 12 000 visiteurs en 2019 il est clair que nous n’avons pas une armée de gobelins qui préparent des sandwiches derrière les comptoirs.

Aujourd’hui être bénévoles pour organiser la restauration de LudiNord c’est rencontrer des prestataires qui proposeront leurs services lors du festival, c’est définir ce qui sera proposé aux papilles de nos ludistes et gérer le planning des bénévoles présents le jour J pour que les files d’attentes ne soient pas démesurées.

Monde ludique

C’est LE groupe qui parle à tout le monde : gérer les relations avec les éditeurs, prendre contact avec eux pour que chaque jeu puisse trouver une table pour ses pions et que toutes les boîtes soient présentes en temps et en heure, notamment pour les week-ends de révision des règles qui auront lieu en amont du festival. 

Partenaires/Sponsoring

Ce sont les commerciaux du festival. Ils sont là pour aider le festival à rayonner au mieux en… limitant le budget. Nos as de la négociation reçoivent les demandes des bénévoles en charge de l’organisation et ensuite ils tentent d’obtenir des partenariats dans un seul but : proposer une expérience la plus complète possible aux visiteurs tout en faisant en sorte que sa venue lui coûte le moins cher possible.

Communication

C’est le groupe des créatifs : affiche, flyers, programme, vidéos de présentation et réseaux sociaux... ils sont de tous les combats. Le groupe com’ est là pour que le visiteur puisse se projeter dans l’événement avant même d’y mettre les pieds, d’informer de l’ouverture des préventes, des tarifs SNCF avantageux etc. La communication reste un élément central afin que les visiteurs sachent ce qui est organisé pour eux tout au long du weekend! Essentiel, n'est ce pas?

Et après le week-end de folie, les images permettent de faire durer le plaisir. Non vraiment, le groupe com’, y a pas mieux.

Animations/Temps forts

Si les visiteurs de LudiNord peuvent participer à autant d’événements lors de ce week-end c’est grâce aux bénévoles du groupe Animations. Ces bénévoles imaginent ce qui plaira aux visiteurs de demain et mettent tout en œuvre pour le rendre réalisable. Envie d’un tournoi ? C’est par ici que ça se passe. Des conférences traitant des divers aspects du paysage ludique ? C’est ici que ça se passe. Une nuit du jeu long avec des animateurs aux petits oignons ? C’est ici que ça se passe. Une fée (de la Fédéjeux vous aurez remarqué le clin d’oeil) qui se balade pour distribuer des cadeaux aux visiteurs ? C’est encore eux. Vous l’aurez compris, le groupe animation permet au festival de proposer bien plus que des tables avec des jeux de société. Ils permettent de remplir un programme quasi non-stop de la meilleure essence ludique.

Bénévoles

L’aventure de LudiNord a commencé avec quelques copains et à peine 300 visiteurs. Désormais c’est plus de 300 bénévoles qui s’affairent le temps d’un week-end pour que tout se passe au mieux. Il faut donc anticiper leur arrivée, anticiper leur repas, anticiper les révisions de règles des jeux pour que tout soit au poil, communiquer les différentes informations à chacun, organiser les plannings pour qu’il y ait toujours des personnes présentes - même quand c’est compliqué le dimanche matin après une nuit du jeu que l’on a pas envie de quitter-. Ils sont aussi là pour organiser le recrutement, entendre les envies de ceux qui veulent prêter main forte.

Outils et process

C’est le groupe un peu insoupçonné - et le plus récent- de l’organisation de LudiNord. Outils et process regroupe nos pros de l’informatique qui permettent de réaliser les idées et besoins des autres groupes. Une appli pour gérer les commandes en restauration ? Ils l’ont fait. Un système pour gérer et compter les entrées des visiteurs ? Ils l’ont fait. Organiser la mise en place de préventes en amont du festival ? Ils l’ont fait. Si ce groupe a déjà réalisé bon nombre d’avancées ces dernières années, il reste des tonnes d’idées dans les tiroirs pour rendre LudiNord encore plus fluide. Mais si vous n’êtes pas un technicien, le groupe vous accueillera avec grand plaisir tout de même, il y a des process à envisager, et un regard extérieur est toujours bon à prendre.

Logistique

Ils sont les bras du festival, ils tentent d’anticiper tous les besoins et de répondre à toutes les interrogations des bénévoles des autres groupes. Besoin de frigos, de moquette, d’un meuble pour l’accueil, de stylos, d’une nouvelle presse à croque-monsieur : ils pensent à tout.

L’avantage de ce groupe c’est sa relation avec l’ensemble des aspects du festival, du parcours visiteur à la gestion plus réfléchie des déchets : ils sont là.

 

Et bien plus encore !

Vous l’aurez compris, LudiNord est une mécanique bien rôdée qui a besoin de l’esprit de bénévoles qui acceptent de donner de leur temps pour que le festival puisse avoir l’envergure qu’il mérite. La force de LudiNord, tout le monde le sait, c’est ses Tshirts jaunes, toujours présents, qui fourmillent toujours d’idées pour lui donner ce petit quelque chose qui lui permettra d’être différent du précédent.


Alors si tu veux t’engager que ce soit pour quelques heures par mois ou bien plus, découvrir l’envers du décor, poser des questions à des bénévoles ayant déjà participé à l’organisation, n’hésite pas à venir à la réunion prévue samedi 25 septembre 14h30 à la Maison des Associations de Mons-en-Baroeul. Tu seras le bienvenu, et tu y rencontreras plein de futurs amis, avec qui tu pourras à coup sûr, entre deux réflexions, prendre le temps de jouer.

Lancement de l'Organisation de LudiNord 2022


2021-09-14

Organiser LudiNord 2022 dès septembre, mais pourquoi ?

La cloche sonne mais pas que pour les écoliers qui iront user leurs culottes sur les bancs de l’école, c’est aussi le cas pour les bénévoles qui veulent intégrer l’organisation de LudiNord.

Après deux éditions numériques en 2020 et 2021, le festival n’a qu’une hâte : retrouver ses visiteurs, le brouhaha et les rires sonores qui résonnent à Mons-en-Baroeul. Mais tout ça n’est pas possible sans les petites mains qui donnent de leur temps pour que l’alchimie des T-Shirts jaunes s’exprime.

Du temps et quelques compétences

Être bénévole pour l’organisation c’est proposer un peu de son temps et de ses compétences pour que le jour J tout ça se mette en musique et donne l’événement familial que nous connaissons.

S’il y a des aspects de l’organisation que l’on imagine facilement, le contact avec les maisons d’édition pour avoir des jeux à présenter sur les tables, la commande des fameux T-Shirts jaunes emblématiques ou encore proposer à boire et à manger aux visiteurs, d’autres sont méconnus.

Saviez-vous que des bénévoles aident à la maintenance et la mise à jour du site internet ? Que certains négocient des tarifs pour proposer de nouvelles prestations aux visiteurs ? Que d’autres réfléchissent à des animations pour que tous les visiteurs puissent passer un bon moment lors de leurs visites ? Et tellement plus encore…

C’est pour tout ça que l’organisation de LudiNord à d’ores et déjà besoin de vous. Alors rendez-vous pour la réunion de lancement de l’organisation le samedi 25 septembre pour voir si vous n’auriez pas une petite pierre ludique à mettre à l’édifice LudiNord 2022.

En résumé : 

La Fédéjeux recherche les talents qui feront briller LudiNord 2022

Rendez-vous à la Maison des associations de Mons-en-Baroeul

Samedi 25 septembre à 14h30

Port du masque obligatoire et demande du pass sanitaire à l’entrée