Foire aux questions

Qu’est-ce qu'être bénévole LudiNord ?

Un bénévole de LudiNord est une personne volontaire pour faire vivre le festival. En tant que bénévole, il est possible d'intervenir sur différents rôles :

• Participer à l’organisation avant le festival
• Etre présent le jour J pour accueillir les visiteurs
• Participer à la restauration des visiteurs et des autres bénévoles
• Prendre en charge des animations ponctuelles
• Expliquer les jeux
• Accompagner des VIP/Créateurs
• Participer au montage/démontage
• Etc.

Pourquoi le festival a-t-il besoin de bénévoles ?

LudiNord est un festival organisé uniquement par des personnes bénévoles. Sans elles le festival ne pourrait pas avoir lieu.

C'est pourquoi nous avons besoin de monde autant pour la préparation les mois précédents que pour le festival en lui même.

Saurais-je trouver ma place si je n'y ai jamais participé en tant que bénévole ?

Le festival démarre une nouvelle édition et continue de grandir. Nous sollicitons toute l'assistance disponible pour soutenir la pérennisation du festival, en proposant de nouvelles idées et en renforçant les équipes déjà en place.

Pendant le festival, il est également important d'être suffisamment de bénévoles pour se faciliter la tâche et rendre le week-end encore plus agréable qu'il ne l'est déjà.

Dois-je faire partie d’une association pour être bénévole ?

LudiNord est un évènement de la FédéJeux, un regroupement d'associations ludiques de la région. Cependant nous souhaitons que le festival soit ouvert à toutes les personnes passionnées par les jeux de société modernes. Il n'est donc absolument pas obligatoire de faire partie d'une association pour être bénévole LudiNord.

Comment participer à l’organisation du festival ?

Dès septembre, l’organisation de l’édition suivante se met en place. Si tu souhaites participer à cette aventure, n’hésite pas à envoyer un mail à contact@ludinord.fr afin de connaître la date de la réunion de lancement. Il est aussi possible de rejoindre l’organisation tout au long de l'année.

Comment devenir bénévole pour le jour J ?

Quelques mois avant le Week-End du festival, l’inscription est ouverte sur le site : inscription. Un petit questionnaire est à remplir pour préciser les horaires de disponibilité et les pôles que tu souhaites intégrer.

Puis-je effectuer des modifications en cas d'oubli lors de mon inscription ?

En cas d’erreur ou de modification de ton organisation personnelle, tu peux modifier toutes les informations saisies dans le formulaire, excepté ton identifiant.

Quand intervient la confirmation de mon pôle pour le week-end ?

A partir d'un mois environ avant le festival, le groupe Bénévoles procède à une revue des souhaits. Une fois le(s) pôle(s) confirmé(s), un mail est envoyé aux bénévoles pour leur indiquer que le résultat est visible sur leur page personnelle. Des revues régulières sont ensuite effectuées pour prendre en compte les nouvelles inscriptions et les changements de choix.

Je ne pourrai pas être là alors que j'ai déjà validé mon inscription, que faire ?

Si tu ne peux pas être présent alors que tu t'es déjà inscrit, il suffit d'envoyer un mail à benevoles@ludinord.fr

Il est important de nous prévenir afin que nous puissions réorganiser le pôle.

Je suis mineur, puis-je être bénévole ?

Il n’est pas possible d’être bénévole en dessous de 7 ans. Entre 7 et 14 ans, l’accompagnement par un adulte responsable est obligatoire, l’affectation sera alors dans le même pôle. Entre 15 et 17 ans, un accord écrit du responsable (bénévole ou pas) suffit.

Je ne connais pas les différents pôles sur lesquels intervenir, comment faire ?

Une description des pôles est présente sur le site : descriptif des pôles 

Si tu as des doutes ou des question, tu peux contacter le groupe Bénévoles pour qu'il te conseille : benevoles@ludinord.fr

Je ne sais pas quel créneau choisir, comment faire ?

Nous ne nous donnons pas le droit de choisir le temps que les bénévoles souhaitent consacrer au festival. Si tu ne sais pas quel créneau choisir, tu peux contacter le groupe Bénévoles (benevoles@ludinord.fr) qui pourra t'aiguiller en fonction de l'expérience que tu souhaites vivre.

Puis-je changer de créneau une fois l’inscription enregistrée ?

Oui, les changements sont possibles sur ton espace personnel

Puis-je choisir le site d’affectation ?

Il n’est pas possible de choisir le site d’affectation. Tu peux éventuellement préciser une préférence dans le commentaire lors de l’inscription. Ton site définitif sera indiqué sur ton espace personnel une fois la revue des choix effectuée par le groupe Bénévoles.

Comment se déplacer entre les deux sites ?

Il y a environ 15 minutes à pied séparant les deux sites. Afin de faciliter l’accès entre les deux sites, une navette Ilevia est prévue. Les départs s’effectuent devant l’entrée de chaque site.

Puis-je venir en voiture ?

Il y a quelques places de stationnement à proximité, mais leur nombre est très limité. Il est fortement recommandé de venir en métro (ligne 2, arrêt Fort de Mons pour le site du Fort, arrêt Les Prés - Edgar Pisani pour la salle Montaigne).

Qu’est-ce qu’un référent ?

Le référent est une personne chargée d’accueillir les bénévoles de son pôle, de leur expliquer les différentes missions, d’organiser le pôle. Il remonte également aux organisateurs du site toute problématique.

J’aimerais être référent d’un pôle, comment faire ? Faut-il de l’expérience ?

Pour devenir référent d’un pôle, le plus efficace est de l'indiquer en commentaire lors de ton inscription par formulaire. Tu peux aussi l'indiquer à benevoles@ludinord.fr qui reprendra ensuite contact avec toi.

Être référent est plus simple si tu as déjà été bénévole, mais ce n'est pas un pré-requis indispensable.

Qu’est-ce que le pack bénévole ?

C’est un pack fourni à tout bénévole. Il est à récupérer lors des week-ends de préparation ou à l'accueil Bénévoles de la salle Montaigne (406 Rue du Général de Gaulle, 59700 Mons-en-Barœul) pendant le festival. Il est composé de :

• un T-Shirt (choix de la taille dans le questionnaire d’inscription)
• un gobelet et son porte-gobelet
• un badge avec ton prénom et un identifiant utilisé pour les repas

Il est à noter que si tu as déjà été bénévole, tu peux refuser la distribution d'un nouveau T-shirt et/ou gobelet lors de ton inscription. Cela nous permettra de réduire notre impact écologique.

En tant que bénévole, quand dois-je arriver ?

Il est fortement conseillé d’arriver 15 minutes avant son créneau afin de faire connaissance avec son référent et de se faire expliquer sa mission.

Y a-t-il un espace où stocker mes affaires pendant mon créneau ?

Un espace est prévu sur chaque site pour stocker les affaires de chacun. Le festival n’est néanmoins pas responsable en cas de problèmes lié à cet espace.

En tant que bénévole, comment se restaurer sur le festival ?

En fonction des créneaux de présence, un nombre de repas est calculé. Les repas sont à prendre à l'espace restauration réservé aux bénévoles. Le décompte des repas se fait via le badge fourni dans le pack bénévole, le calcul est automatique. En cas de problème, il faut voir avec le référent de ton pôle qui fera le nécessaire.

J’ai des restrictions alimentaires (intolérances, allergies…), comment en faire part ?

Si tu as des restrictions alimentaires, le plus efficace est de l'indiquer en commentaire lors de ton inscription par formulaire. Tu peux aussi l'indiquer à benevoles@ludinord.fr qui reprendra ensuite contact avec toi.

Pendant mes créneaux, puis-je prendre des pauses ?

Tout à fait, le tout est d'avertir ton référent que tu prends une pause.

Si je choisis différents créneaux, dois-je tous les faire ?

Oui, le choix des créneaux est engageant.

Est-il possible de déplacer un créneau le jour J ?

Non, il n’est pas possible de changer le jour J. En t’inscrivant, tu t’engages à être présent aux horaires choisis. La répartition étant faite en amont en tenant compte des besoins des différents pôles, il est difficile d’effectuer des changements lors du week-end.

Est-il possible d’allonger ma participation en tant que bénévole ?

Bien sûr. Si lors du festival tu souhaites ajouter des créneaux, tu peux prévenir ton référent qui fera le nécessaire pour le recalcul du nombre de repas.

Comment puis-je apprendre les règles des jeux ?

Tu as accès à un espace personnel sur le site, où tu peux consulter les règles des jeux à présenter. En complément, les trois week-ends précédant le festival sont réservés à des révisions de règles de jeux. N'hésite pas à y faire un tour ! C’est également l’occasion d’échanger avec les référents et les autres bénévoles.

Les week-ends avant le festival sont-ils réservés aux bénévoles expliquant les règles ?

Pas exclusivement. Autrefois appelés "week-ends révisions", ceux-ci sont désormais dédiés à l'ensemble des bénévoles. Des formations spécifiques à chacun des pôles sont proposées. Tu pourras échanger sur les différentes missions liées à ton rôle dans le festival le jour J. C'est aussi un moment de partage et de convivialité entre les bénévoles. 

Je suis bénévole, puis-je jouer hors de mes créneaux ?

Bien sûr, cela est possible. Hors de tes créneaux tu peux profiter pleinement du festival. Il faut néanmoins retirer ton T-shirt jaune afin de ne pas être sollicité par ton référent ou par les visiteurs.

Je suis bénévole « explication de règles », puis-je jouer pendant mon créneau lors du festival ?

Ton rôle de bénévole est de lancer des parties sans y prendre part car tu auras en charge plusieurs tables de jeu. Il est néanmoins courant d'assister au(x) premier(s) tour(s) pour donner des conseils ou t'assurer de la bonne compréhension des règles. 

En cas d’incendie, ou alors d’autre problème, ai-je un rôle à jouer ?

Du personnel de sécurité est présent sur place durant tout le festival. En tant que bénévole, si une évacuation est déclenchée tu devras sortir de la salle et guider les visiteurs jusqu’au point de rassemblement qui t'aura été présenté au préalable.

Par ailleurs, des formations pour apprendre à manipuler les extincteurs seront proposées durant les week-end de préparation du festival.

Qu’est ce que la LudiNuit ?

La LudiNuit se déroule à la suite du festival “de jour”, entre 21h et 6h du matin. Elle permet aux joueurs les plus courageux de jouer jusqu’au bout de la nuit. Pendant la LudiNuit, il n’y a plus d’explicateurs de règles mais les visiteurs ont la possibilité d’emprunter des jeux, de participer à des parties de GN ou de JDR, ou encore de tester des prototypes de jeux dans la zone protonight. Le festival a donc aussi besoin de bénévoles sur cette période, notamment pour l'accueil, la restauration et l'animation.

Puis-je être bénévole en journée et également durant la LudiNuit ?

Il est envisageable d'être bénévole lors du festival, en journée et de nuit. Cependant, il faudra bien te prévoir des plages de repos et de sommeil suffisantes pour éviter tout risque pour toi. Si tu es bénévole durant la LudiNuit, il ne faudra donc pas t’inscrire sur des créneaux du dimanche matin par exemple.

Qu’est-ce que la journée des bénévoles ?

Tu as participé au festival, il est normal que le festival t'invite aussi. En début d’été est organisée la fête des bénévoles. C’est une journée dédiée aux bénévoles LudiNord avec des animations, de la restauration (souvent sous forme d’auberge espagnole) et des jeux.

Si tu n'as pas trouvé l’information que tu cherches dans cette FAQ, tu peux nous contacter directement à benevoles@ludinord.fr.