Participer à l'organisation du festival

L'organisation commence généralement à la mi-septembre de l'année précédant la future édition. Elle est lancée par une réunion lors de laquelle les axes de travail sont présentés par l'équipe de coordination et où les personnes intéressées peuvent s'inscrire dans un groupe de travail.

L'organisation est bénévole et ouverte à toutes les personnes voulant contribuer au festival. Il n'y a pas d'engagement quant à la durée ou aux tâches à réaliser. Chacun apporte ce qu'il veut et ce qu'il peut afin de faire vivre et évoluer l'évènement. Elle est également ouverte aux débutants. Les personnes expérimentées dans l'organisation du festival attachent une importance particulière à accueillir et accompagner les bénévoles qui veulent découvrir et débuter dans l'organisation du festival.

Au niveau planning, des réunions de travail sont régulièrement organisées à la Maison des Associations de Mons-En-Baroeul afin que les différents groupes puissent avancer sur les sujets.

Enfin il est tout à fait possible d'intégrer l'organisation en cours de route.

Pour toutes information, il est possible de nous contacter : benevoles@ludinord.fr ou de rejoindre le salon discord de l'organisation : https://discord.gg/grUGV6hNd6

Ce groupe pilote l’organisation du festival. L'adhésion à ce groupe est particulière car ses membres sont élus par le Conseil d'Administration de la FédéJeux.

Les missions du groupe sont les suivantes :

Piloter l’organisation du festival :

• Donner un cap pour la future édition
• Piloter et coordonner les actions des groupes d’organisation
• S’assurer que les actions indispensables sont réalisées en temps et en heure
• S’assurer du respect budgétaire en lien avec le groupe Finances

Gérer les relations avec les institutions :

• Faire des rapports au Conseil d’Administration de la Fédéjeux
• Demander les autorisations à la préfecture
• Gérer les relations avec la mairie

Encadrer les bénévoles :

• Trancher les choix et les groupes en charge des différents points de l'organisation
• Répondre aux problématiques des groupes et des bénévoles
• S’assurer du confort des bénévoles

Les groupes de travail sont le coeur de l'organisation. Voici une synthèse des missions des différents groupes.