mars 2020

Participer à l'organisation du festival

L'organisation du festival


L'organisation commence généralement à la mi-septembre de l'année précédant la future édition. Elle est lancée par une réunion lors de laquelle les axes de travail sont présentés par l'équipe de coordination et où les personnes intéressées peuvent s'inscrire dans un groupe de travail.

 

L'organisation est bénévole et ouverte à toutes les personnes voulant contribuer au festival. Il n'y a pas d'engagement quant à la durée ou aux tâches à réaliser. Chacun apporte ce qu'il veut et ce qu'il peut afin de faire vivre et évoluer l'évènement. Elle est également ouverte aux débutants. Les personnes expérimentées dans l'organisation du festival attachent une importance particulière à accueillir et accompagner les bénévoles qui veulent découvrir et débuter dans l'organisation du festival.

 

Au niveau planning, des réunions de travail sont régulièrement organisées à la Maison des Associations de Mons-En-Baroeul afin que les différents groupes puissent avancer sur les sujets.

 

Enfin il est tout à fait possible d'intégrer l'organisation en cours de route. Pour cela il suffit de nous contacter : contact@ludinord.fr

 

Le groupe de Coordination


Ce groupe pilote l’organisation du festival. L'adhésion à ce groupe est particulière car ses membres sont élus par le Conseil d'Administration de la FédéJeux.

Les missions du groupe sont les suivantes :

 

Piloter l’organisation du festival :

  • Donner un cap pour la future édition
  • Piloter et coordonner les actions des groupes d’organisation
  • S’assurer que les actions indispensables sont réalisées en temps et en heure
  • S’assurer du respect budgétaire en lien avec le groupe Finances

Gérer les relations avec les institutions :

  • Faire des rapports au Conseil d’Administration de la Fédéjeux
  • Demander les autorisations à la préfecture
  • Gérer les relations avec la mairie

Encadrer les bénévoles :

  • Trancher les choix et les groupes en charge des différents points de l'organisation
  • Répondre aux problématiques des groupes et des bénévoles
  • S’assurer du confort des bénévoles

Les groupes de travail


Les groupes de travail sont le coeur de l'organisation. Voici une synthèse des missions des groupes.

 

Animations/Temps Forts

Ce groupe gère les animations du festival.

 

Gérer les animations :

  • Définir les animations qui auront lieu pendant le festival
  • Trouver des partenaires et mettre en place des conventions
  • Piloter l’inscription des tournois

Organiser la bourse aux jeux :

  • Définir le règlement de la bourse aux jeux
  • Piloter les inscriptions des vendeurs
  • S’assurer du bon déroulement de la bourse aux jeux

Organiser le OFF :

  • Définir le fonctionnement du OFF
  • Coordonner les actions groupes impliqués (Restauration, Bénévoles, etc.)
  • S’assurer du bon déroulement du OFF

 

Bénévoles

Ce groupe gère l’encadrement des bénévoles du festival. Le groupe a pour but de recruter, d’informer, de former et d’assurer la cohésion.

 

Recruter les bénévoles :

  • Gérer l’inscription des bénévoles
  • Communiquer sur les différents postes
  • Prospecter auprès des associations (en lien avec la Fédéjeux)

Encadrer les bénévoles :

  • Répondre à leurs questions et s’assurer de leur confort
  • Gérer leurs affectations pendant le festival
  • Monter l’équipe de référents
  • Recueillir les retours des bénévoles suite au festival

Organiser les week-ends bénévoles :

  • Organiser les révisions de règles
  • Piloter les séances de formation des bénévoles
  • Distribuer les kits

 

Communication

Ce groupe s’occupe de toutes les actions de communication autour du festival à travers l’ensemble des médias à sa disposition.

 

Gérer la communication du festival :

  • Réaliser le dossier de presse
  • Assurer la présence sur les réseaux sociaux
  • Aider les groupes à rédiger leurs communications

Réaliser les imprimables  :

  • Editer le plan et le programme
  • Préparer les flyers
  • Faire réaliser les goodies
  • Commander les impressions

S’occuper de la communication pendant le festival :

  • Gérer les relations avec la presse
  • Animer les réseaux sociaux
  • Piloter l’action du photographe / vidéaste

 

Créateurs

Ce groupe gère les concours Créateurs qui a lieu chaque année pendant le festival.

 

Sélectionner les prototypes en compétition :

  • Etablir le règlement des Concours
  • Réceptionner les demandes de candidature
  • Monter et piloter le jury de sélection
  • Transmettre la sélection définitive

Accompagner les créateurs sélectionnés :

  • S’occuper de transmettre les informations pratiques aux créateurs 
  • Trouver des solutions logistiques pour les créateurs (transport, logement, etc.)
  • Monter une équipe de bénévoles pour accompagner les créateurs pendant le festival
  • Communiquer un bilan aux créateurs sélectionnés

Organise le vote Créateurs :

  • Définir les modalités du vote 
  • S’assurer que le vote se passe correctement pendant le festival
  • Dépouiller les votes
  • Organiser la cérémonie de résultats
  • Communiquer sur les prix

 

Finances

Ce groupe gère tout l’aspect financier du festival en lien avec le trésorier de la FédéJeux.

 

Surveiller les flux de l’organisation :

  • Pointer les mouvements entrants et sortants
  • Réviser le budget en fonction des coûts réels et des changements de priorités
  • Valider les demandes financières des groupes

Gérer les demandes de subvention :

  • Rechercher des subventions
  • Établir les dossiers de demande
  • Suivre l’avancée des dossiers

S’occuper des liquidités pendant le festival :

  • Gérer les relevés de caisses
  • Fournir les fonds de caisses
  • Compter les liquidités et déposer l’argent à la banque

 

Logistique

Ce groupe s’occupe de tout ce qui a trait à la logistique du festival. Le groupe s’assure du bon fonctionnement de l’évènement.

 

Gérer les stocks :

  • Établir la liste des besoins
  • Passer les commandes
  • Réceptionner les commandes
  • Établir l’inventaire avant et après le festival
  • Gérer les box de stockage

Préparer les aspects logistiques du festival :

  • Définir les plans de masse et électrique
  • Trouver des solutions pour chauffer les chapiteaux
  • Lister les besoins en affichage
  • Préparer le planning de l’ensemble des activités logistiques

Piloter la logistique pendant le festival :

  • Suivre le montage/démontage
  • Gérer les approvisionnements de consommables
  • Résoudre les problèmes liés à la logistique
  • Assurer le transport et la répartition du matériel
  • Servir d’interlocuteurs avec les services techniques de la mairie

 

Monde Ludique

Ce groupe gère la sélection de jeux proposés lors du festival ainsi que les relations avec les éditeurs et les personnalités du monde du jeu.

 

Gérer les relations avec les éditeurs :

  • Entrer en contact avec les éditeurs et maintenir la relation pendant toute l’organisation
  • Fixer les tarifs et les modalités puis vendre des tables aux éditeurs
  • Placer les éditeurs
  • Établir les conventions.
  • S’assurer du respect des engagements
  • Assurer le recouvrement des sommes prévues
  • Communiquer un bilan et les remerciements

Gérer les relations avec les VIP

  • Prendre de contact avec des VIP
  • Gérer les besoins d’hébergements
  • Définir l’organisation : badges, repas, etc.
  • Accueillir les VIP présents et les accompagner tout au long du festival
  • Organiser la soirée entre VIP

Gérer la sélection de jeux :

  • Recevoir la sélection de jeux des éditeurs et tenter parfois de les orienter
  • Réceptionner les jeux
  • Gérer la répartition dans les différentes zones
  • Faire le plan des tables
  • Préparer les exemplaires pour les lots visiteurs

Assurer la disponibilité des jeux pendant le festival :

  • Gérer le stock de jeux
  • Assurer le réapprovisionnement en cas de pertes de pièces
  • Gérer le stock de jeux offerts en lots aux visiteurs et aux bénévoles
  • Assurer l’approvisionnement en jeux des animations et tournois
  • Assurer l’inventaire final permettant la répartition post LudiNord

 

Outils et process

Ce groupe s’occupe de tous les aspects informatiques du festival. Le groupe gère également toutes les problématiques liées à la mise en place de process pérennes pour le festival. Son objectif est de faciliter le travail des autres groupes et d’améliorer les processus du festival.

 

Gérer le parc informatique :

  • Acheter et installer le matériel informatique
  • Définir du plan de déploiement du matériel
  • Établir du réseau Wi-Fi pendant le festival

Outiller les groupes et le festival en applications informatiques :

  • Développer et faire évoluer les outils informatiques
  • Configurer les outils informatiques
  • Former et assister les bénévoles

Etablir les process du festival :

  • Formaliser le fonctionnement du festival
  • Assister les groupes pour résoudre leurs problématiques
  • Capitaliser et redistribuer l’information
  • Organiser les accueils visiteurs, bénévoles et VIP

Recueillir l’information :

  • Mettre en place le questionnaire de satisfaction visiteurs
  • Compter le nombre de visiteurs
  • Sortir les données et les statistiques après le festival

 

Partenaires/Sponsoring

Ce groupe s’occupe de gérer les relations avec les sponsors et les partenaires du festival. Le groupe est également en rapport avec les boutiques présentes lors du festival.

 

Assurer les relations avec les sponsors et les partenaires :

  • Cibler des sponsors
  • Trouver des partenaires qui pourraient fournir un soutien au festival (logistique, etc.)
  • Trouver un terrain d’entente (place sur l’affiche, tours de cou, etc.)
  • Etablir les conventions
  • S’assurer du respect des engagements

Assurer les relations avec les boutiques présentes lors du festival :

  • Définir les boutiques présentes
  • Etablir les conventions
  • S’assurer du respect des engagements

Assurer l’accueil des partenaires pendant le festival:

  • Organiser la soirée d’inauguration
  • Accueillir les partenaires présents
  • Organiser l’installation des boutiques et partenaires présents

Apporter son aide aux autres groupes :

  • Négocier des achats
  • Négocier des conditions contractuelles

 

Restauration

Le groupe s’occupe de tous les aspects liés à la restauration pendant le festival, que ce soit pour les visiteurs, les VIP ou les bénévoles.

 

Gérer l’approvisionnement pour le festival :

  • Prendre contact avec les fournisseurs
  • Tester et définir l’offre de nourriture pour les visiteurs, les VIP et les bénévoles
  • Evaluer les quantités et passer les commandes
  • Réceptionner les livraisons
  • Gérer la facturation

Gérer les partenaires pour le jour J (food truck, friterie, etc.) :

  • Trouver des offres intéressantes à proposer aux visiteurs
  • Etablir les conventions avec les partenaires
  • Récupérer les paiements après le festival

Organiser la restauration pendant le festival :

  • Faire le planning des bénévoles Restauration
  • Encadrer les bénévoles avant, pendant et après le festival
  • S’assurer que les outils informatiques répondent aux besoins
  • Préparer les espaces restauration pour les visiteurs et les bénévoles
  • Organiser la restauration spécifique aux VIP