mars 2018

Foire aux questions

Je suis bénévole LudiNord, qu’est-ce que c’est ?
Un bénévole de LudiNord est une personne volontaire qui participe au festival. En tant que bénévole, elle apporte son aide au fonctionnement du festival et peut avoir différents rôles :
  • Participer à l’organisation avant le festival
  • Etre présent le jour J pour accueillir les visiteurs
  • Participer à la restauration des visiteurs et des autres bénévoles
  • Prendre en charge certaines animations ponctuelles (loups-garous, Molky, etc…)
  • Expliquer les jeux
  • Accompagner des VIP/Créateurs
  • Participer au montage/démontage
  • Etc…
Qu’est-ce qu’un bénévole « accueil » ?
Le bénévole accueil est le point d’entrée du festival Ludinord, c’est lui qui assure le premier contact avec le visiteur. Il faut donc être courtois, souriant et ne pas hésiter à aller vers les autres. Un minimum d’organisation est indispensable car en période de forte affluence, il n’est pas rare de devoir faire plusieurs choses en même temps, tout en ayant à l’esprit la satisfaction du visiteur et des VIPs. Il existe plusieurs postes au sein de l’accueil, pour plus d’informations, vous pouvez consulter ce document : fiche de poste accueil.
Qu’est-ce qu’un bénévole « explication de règles » ?
Le bénévole « explication de règles » est là pour accompagner le visiteur dans sa découverte ludique. Tout le monde a une expérience différente du jeu, il est important d’encourager les visiteurs à s’intéresser au jeu pour qu’ils comprennent bien les règles et profitent du festival. Il faut donc être patient, pédagogue, indulgent et ne pas hésiter à répéter. Pour plus d’informations sur les missions du bénévole « explication de règles », vous pouvez consulter ce document : fiche de poste explication de règles.
Qu’est-ce qu’un bénévole « Restauration » ?
La restauration est un point indispensable au festival. Les missions vont de la préparation des plats à la prise de commande et la vente. Il est important d’être organisé et à l’écoute. C’est essentiellement un travail de l’ombre car la restauration nécessite une énorme préparation. Il existe plusieurs postes au sein de lu pôle restauration, pour plus d’informations, vous pouvez consulter ce document : fiche de poste restauration.
En quoi consistent les animations que peut faire le bénévole ?
Lors de votre inscription, vous pouvez préciser si vous souhaitez encadrer des animations lors du festival. Ce sont des actions ponctuelles que le festival propose aux visiteurs, on y trouve des parties de Loups Garous de Thiercelieux, du Molky, etc.. L’objectif est d’animer les parties dans le temps défini. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la fiche de poste animations.
Comment participer à l’organisation du festival ?
Dès septembre, l’organisation de l’édition suivante se met en place. Si vous souhaitez participer à cette aventure, n’hésitez pas à consulter le Facebook ou à envoyer un mail à contact@ludinord.fr afin de connaitre la date de la réunion de lancement. Il est possible de rejoindre l’organisation à tout moment, également en envoyant un mail à contact@ludinord.fr
Dois-je faire partie d’une association pour m’inscrire ?
Ce n’est pas une obligation. Que vous souhaitiez participer à l’organisation ou être bénévole le jour J, vous êtes le bienvenu, membre d’une association ou pas.
Qu’est-ce qu’un référent ?
Le référent est une personne chargé d’accueillir les bénévoles de son pôle, de leur expliquer les différentes missions, d’organiser le pôle. Il remonte également aux organisateurs du site toute problématique.
Comment devenir Bénévole le jour J ?
Quelques mois avant le Week-End du festival, l’inscription est ouverte sur le site www.ludinord.fr. Un questionnaire est à remplir pour préciser notamment les horaires de disponibilité, les pôles souhaités. En s’inscrivant, le bénévole s’engage à être présent aux horaires choisis. Dans la mesure du possible les choix de pôles sont respectés. Un repas est prévu pour tout créneau de 6h consécutives effectué.
Je suis mineur, je peux être bénévole ?
Il n’est pas possible d’être bénévole en dessous de 7 ans. Entre 7 et 14 ans, l’accompagnement par un adulte responsable est obligatoire, l’affectation sera alors dans le même pôle. Entre 15 et 17 ans, un simple accord du responsable (bénévole ou pas) suffit.
Puis-je changer de créneau une fois l’inscription faîte ?
Oui, les changements sont possibles sur le site jusqu'à quelques semaines de l'évènement. A posteriori, il est encore possible de changer un certain nombre de choses, il faut alors envoyer un mail à benevoles@ludinord.fr.
Puis-je être affecté à d’autres pôles que ceux de mes choix ?
Oui, cela est possible. Néanmoins, nous privilégions les choix des bénévoles mais comme tout festival, nous devons aussi composer avec les besoins en bénévoles aux différents postes. Il est donc possible que les pôles définitifs ne soient pas exactement ceux choisis initialement.
Puis-je choisir le site d’affectation ?
Non, il n’est pas possible de choisir le site d’affectation. Vous pouvez éventuellement préciser dans le commentaire lors de l’inscription des préférences mais rien ne garantit l’affectation sur tel ou tel site. L’organisation des sites se fait tardivement car nous sommes notamment dépendant des éditeurs, des animations, etc.
Quand intervient la confirmation de mon inscription bénévole ?
En règle générale, un peu plus d’un mois avant le festival, un mail récapitulatif est envoyé à chaque bénévole précisant :
  • Les horaires choisis
  • Les pôles d’affectation
  • Le site d’affectation
Qu’est-ce que le pack bénévole ?
C’est un pack fourni à tout bénévole. Il est à récupérer pendant les week-ends bénévoles précédent le festival. Il est composé de :
  • Un T-Shirt
  • Un gobelet
  • Un porte-gobelet
  • Un badge comportant un identifiant (notamment pour les repas)
En tant que bénévole, quand dois-je arriver ?
Il est fortement conseillé d’arriver 15 minutes avant son créneau d’affectation afin de faire connaissance avec son référent et de se faire expliquer sa mission.
Y a-t-il un espace où stocker mes affaires pendant mon créneau ?
Un espace est prévu sur chaque site pour stocker les affaires de chacun. Le festival n’est néanmoins pas responsable en cas de problèmes lié à cet espace.
En tant que bénévole, comment se restaurer sur le festival ?
Un repas est accordé pour tout créneau effectué de 6h. Les repas sont à prendre à la restauration (un espace est réservé aux bénévoles). Le décompte des repas se fait via le badge fourni dans le pack bénévole, le calcul est automatique. En cas de problème, il faut voir avec le référent qui fera le nécessaire.
Pendant mes créneaux, je peux prendre des pauses ?
Tout à fait, le tout est de vérifier qu’il y a toujours quelqu’un pour prendre le relai et d’avertir que l’on prend une pause.
Si je choisis différents créneaux, dois-je tous les faire ?
Oui, le choix des créneaux est engageant pour vous. LudiNord s’appuie sur ses bénévoles et le succès du festival est grandement lié à votre implication. En vous inscrivant, vous vous engagez à respecter les créneaux d’inscription et nous vous en remercions.
Est-il possible de changer de créneau le jour J ?
Non, il n’est pas possible de changer le jour J. En s’inscrivant, le bénévole s’engage à être présent aux horaires choisis. La répartition étant faite en amont en tenant compte des besoins des différents pôles, il est difficile d’effectuer des changements lors du week-end.
Est-il possible d’allonger ma participation en tant que bénévoles ?
Bien sûr. Le festival n’a jamais assez de bénévoles. Si, lors du festival, vous souhaitez ajouter des créneaux, contactez votre référent qui fera le nécessaire. A noter que l’affectation concernant cette nouvelle période pourra être différente des souhaits initiaux.
Comment apprendre les règles des jeux ?
Chaque bénévole a à sa disposition un « espace bénévole » sur le site. Dans cet espace, il est notamment possible de consulter les règles des jeux à présenter. En complément, les trois week-ends précédant le festival sont réservés à des révisions de règles de jeux. Dans l'idéal, il est bien de passer y faire un tour au moins une fois. C’est également l’occasion d’échanger avec les référents et les autres bénévoles.
Les week-ends avant le festival sont-ils réservés aux bénévoles expliquant les règles ?
Autrefois appelés week-ends révisions, ceux-ci sont désormais dédiés à tous les bénévoles. L’ensemble des pôles y sont présents. En tant que bénévole le jour J, il est possible d’échanger et d’avoir des précisions sur les différentes missions à effectuer le week-end du festival. Mais il est également possible de partager un bon moment autour d’un jeu. Pour ceux qui devront expliquer des règles pendant le festival, c'est le moment idéal pour les apprendre à plusieurs.
Enfin c'est le moment où tu peux récupérer ton pack bénévole.
Je suis bénévole « explication de règles », puis-je jouer pendant mon créneau lors du festival ?
La mission première d’un bénévole « explication de règles » est de faire découvrir les règles aux visiteurs. Il n’est pas nécessaire d’être exhaustif sur tous les points de règle. De manière générale, le bénévole ne participe pas aux jeux, il est par contre courant de participer aux premiers tours de jeu pour donner des conseils ou s’assurer de la bonne compréhension des règles.
Je suis bénévole, puis-je jouer hors de mes créneaux ?
Bien sûr, cela est possible. Il est par contre demandé de ne pas porter son t-shirt et ce pour plusieurs raisons :
  • Vous n’êtes plus « en service », si vous portez le t-shirt, vous serez sûrement sujet à questions de la part de visiteurs
  • Cela évitera au référent de considérer qu’il a assez de bénévoles, la vérification se faisant de visu
Qu’est-ce que la fête des bénévoles ?
Vous avez participé au festival, il est bien normal que le festival vous invite aussi !! En début d’été est organisée la fête des bénévoles. C’est une journée dédiée aux bénévoles Ludinord avec des animations, de la restauration (souvent sous forme d’auberge espagnole) et des jeux !!! L’objectif est de passer un bon moment est d’être pour une fois au centre de l’animation.
Y a-t-il une date limite d'inscription ?
Hormis pour le poste d'accompagnant, il n'y a pas de date limite d'inscription.

Si vous n’avez pas trouvé l’information que vous cherchez dans cette FAQ, vous pouvez contacter le festival directement contact@ludinord.fr.